Excel – 数値から文字列への変換方法

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せっかく関数を使ってデータの処理をしていても関数に反応しない、そんな経験をお持ちの方は多いはず。その原因の1つ、”データのフォーマット”が数値であるがために、例えばVLOOKUP を使用した場合に文字列の「検索値」と一致せず関数が機能しない、といったことが発生します。これは他の会計ソフトなど外部からデータを取り込んだときに発生することが多いです。筆者もERPシステムや市販の会計ソフトからデータをExcelに取り込んだ殆どの場合に経験します。

ここでは数値から文字列への変換方法について、個々のデータ毎の変換方法、一括変換方法、そして桁数を一定に保ちながら数値から文字列への変換方法についてお伝えしていきます。

1.個々のデータ毎の数値から文字列への変換方法

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こちら、実際には”001″, “002”, “003” と入力していますが、フォーマットが数値になっているため頭のゼロが表示されなくなっています。 

数値の頭に「 ‘ 」を付ける方法があります。具体的な入力は「’001」と入力することで、上記の文字列としての表示・認識がされることになります。入力方法としては効率的ではありませんが、数値加工の作業にはいろんな場面が考えられるのでこれも覚えていると良いかもしれません。

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2.データを一括で変換する方法

大量のデータを取り扱う場合、1でお知らせした方法では効率が悪く、また、全てのデータについて数値から文字列へ変換する必要があるときにはこちらが断然、効率的です。

一般的な方法としては、文字列に変換したいデータを選択→右クリック→セルの書式設定(E)… をクリック、表示されたダイアログボックスの「表示形式」タブで「文字列」を選択→OK

また、もう一つの方法としては、文字列へ変換対象となるセルを選択→メニューバーの「データ」タブ内「区切り位置」を選択→表示されたダイアログボックスの「次へ」を続けて2回クリック→以下のダイアログボックスが表示されるので「文字列」を選択→完了

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以上、数値設定から文字列設定をお伝えしましたが、これらの処理をしたことによって既に入力済みのデータが文字列に見えていませんよね?「001」と入力したものは「1」と、設定変更をしたにも関わらず表示されているはずです。これらのセルに”001″, “002”… と再度入力することによって文字列としてのデータが出来上がります。知っていて損はないですが、データが大量なときは効率悪いですね。。そこで以下の方法をお伝えします。

3.一括で数値から文字列に変換しつつ桁数を一定に保つ方法

第3の方法として、筆者がお勧めするのは以下の方法。「一定の桁数を保ちながら文字列へと変換する」です。

a. 先ずは2列追加します(挿入したい場所の列のアルファベットを選択して右クリック、「挿入」)。

b. 1つの列には以下の関数を記入、そして一番下までコピーします

=TEXT(A1,”00000″) *常に5桁の数値に揃える場合

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c. B列のデータを選択、右クリック→コピー→C列へ「値」として貼り付け→全てが文字列として認識されたことを確認したらA・B列を削除

または、B列のみを使用して、B列でコピー、そのまま「値」貼り付けとしてもよいでしょう。この場合、a ではB列のみ追加すれば良いことになります。

小さなことでも、ぐっと作業が効率的になるかと思いますがいかがでしょうか。是非、お試しください!

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